Penyebab Umum Kegagalan Sistem Informasi dan Peran Pemimpin dalam E-Government

Definisi Sistem Informasi

Sistem Informasi (SI) ^[1] adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.^[2] Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis

Konsep Dasar Sistem Informasi

            Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya

Komponen-komponen dalam SI
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1) Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
2) Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3) Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4) Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5) Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6) Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7) Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
8) Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
9) Komponen Jaringan
Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan.

KATEGORISASI KEGAGALAN SISTEM INFORMASI

Secara umum, penilaian kinerja sistem informasi berfokus pada pertimbangan dari keberhasilan dan kegagalan sistem informasi. Masalah kegagalan sistem informasi dapat dianalisis dengan mengasumsikan bahwa belajar dari kegagalan sistem informasi akan memberikan pelajaran penting untuk merumuskan strategi sukses bagi perencanaan, pengembangan, pelaksanaan, dan pengelolaan sistem informasi. Enam jenis kegagalan sistem informasi dapat diidentifikasi sebagai berikut :

1. Kegagalan Teknis
2. Kegagalan Proyek
3. Kegagalan Organisasi
4. Kegagalan Lingkungan
5. Kegagalan Pembangunan
6. Kegagalan Penggunaan

Tingkat keberhasilan maupun kegagalan sistem informasi dapat dikategorikan menjadi 3 tingkat tergantung kepada tingkat keberhasilannya, yaitu :

1. Pertama adalah kegagalan total inisiatif, tidak pernah dilaksanakan atau di mana sistem baru diterapkan tetapi segera ditinggalkan.
2. Kedua adalah kegagalan parsial dari inisiatif, di mana tujuan utama tidak tercapai atau di mana terdapat hasil yang tidak diinginkan yang signifikan. Terkait dengan kegagalan parsial adalah kegagalan keberlanjutan mana inisiatif pertama berhasil tetapi kemudian ditinggalkan setelah satu tahun atau lebih.
3. Ketiga adalah keberhasilan dari inisiatif di mana sebagian besar pemangku kepentingan mencapai tujuan utama mereka dan tidak mengalami hasil yang tidak diinginkan.

Berdasarkan analisis faktor-faktor kesuksesan dan kegagalan sistem informasi, terdapat beberapa tahapan implementasi yang dilakukan dalam proyek sistem informasi yaitu: investigasi awal, analisis sistem, desain sistem, mengembangkan sistem, implementasi sistem, dan memelihara sistem. Faktor kesuksesan sistem informasi menurut laudon dan Mclean (1992) terdapat 5 variabel dalam mengukurnya. Adapun variabel-variabel tersebut adalah :

1. Tingkat penggunaan yang tinggi (high level of system use)
2. Kepuasan pengguna terhadap sistem (user satisfaction on system)
3. Sikap yang positif (Favorab;e attitude)
4. Tercapauinya tujuan sistem informasi (achieved objectives)
5. Imbal balik keuangan (financial payoff)

Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan sistem informasi yaitu :

1. Kualitas sistem
2. Kualitas informasi
3. Intensitas Penggunaan Sistem Informasi
4. User Satisfaction
5. Individual Impact

Sementara faktor-faktor kegagalan dalam sistem informasi tidak lain adalah masalah-masalah yang harus diperhatikan dalam setiap tahapan pengembangan sistem informasi ketika proses implementasi dilakukan secara tidak sempurna yaitu  pada tahapan Analisis, tahapan desain, tahapan pemrograman, tahapan pengujian dan tahapan konvensi. Beberapa penyebab kegagalan dalam penerapan sistem informasi yaitu :

• Rendahnya komitmen manajemen dan kesiapan sebelum implementasi
• kegagalan pelaksanaan proyek
• Overbudget
• Molornya waktu pelaksaaan
• Kualitas proyek yang tidak sesuai harapan
• Dan Resistensi dalam implementasi

Peran Pemimpin dalam E-Government

1.      Dukungan/Support

Elemen pertama dan paling krusial yang harus dimiliki oleh pemerintah adalah keinginan (intent) dari berbagai kalangan pejabat publik dan politik untuk benar-benar menerapkan konsep e-government, bukan hanya sekedar mengikuti trend. Tanpa adanya unsur “political will” dari pemerintah, berbagai inisiatif pembangunan dan pengembangan e-government akan sulit berjalan.

Kata support adalah dukungan. Hal terpenting dalam hal dukungan adalah dukungan unsur pimpinan. Pimpinan harus memiliki political will (keinginan politis)untuk mengembangkan e-government, karena hal ini akan menyangkut seluruh proses dari e-government. Artinya, pemimpin tidak saja harus pintar dalam hal penyusunan konsep, tetapi harus juga menjadi motivator ulung pada fase pelaksanaannya (action). Tanpa adanya unsur political will,mustahil berbagai inisiatif pembangunan dan pengembangan e-government dapat berjalan dengan mulus.

Sudah umum bahwa budaya birokrasi cenderung bekerja berdasarkan model manajemen top-down (paradigm klasik). Karena itu, dukungan implementasi program e-government yang efektif harus dimulai dari para pimpinan pemerintahan yang berada level tertinggi (Presiden, Gubernur, Walikota/Bupati). Dukungan yang dimaksud disini lebih dari dukungan verbal semata, tetapi dukungan yang diharapkan adalah dalam bentuk:

• Disepakatinya kerangka e-government sebagai salah satu kunci sukses negara dalam mencapai visi dan misi bangsanya, sehingga harus diberikan prioritas tinggi sebagaimana kunci-kunci sukses lain diperlakukan. Dengan disepakatinya kerangka tersebut secara bersama, maka tingkat resistensi dimungkinkan akan kecil.

• Dialokasikannya sejumlah sumber daya (manusia, financial, tenaga, waktu, informasi, dan lain-lain) di setiap tataran pemerintahan untuk membangun konsep ini dengan semangat lintas sektoral.

• Dibangunnya berbagai infrastruktur dan superstruktural pendukung agar terciptanya lingkungan kondusif untuk mengembangkan e-government (seperti adanya Undang-Undang yang jelas, ditugaskannya lembaga-lembaga khusus – misalnya e-Envoy atau DeTIKNas di Indonesia – sebagai penanggung jawab utama, disusunnya aturan main kerja sama dengan swasta dan lain sebagainya), dan

• Disosialisasikannya konsep e-government secara merata,kontinyu, konsisten, dan menyeluruh kepada seuruh kalangan birokrat secara khusus dan masyarakat secara jmum melalui berbagai kampanye yang simpatik.

2.      Kemampuan/Capacity

Kemampuan (“capacity”) adalah adanya unsur kemampuan atau keberdayaan dari pemerintahan setempat dalam mewujudkan e-government. Dalam hal ini ada tiga hal minimum yang paling tidak harus dimiliki oleh suatu pemerintahan dalam rangka mengimplentasikan dan membangun e-government, yaitu :

• Ketersediaan sumber daya yang cukup untuk melaksanakan berbagai inisiatif e-government, terutama yang berkaitan dengan sumber daya finansial 
• Ketersediaan infrastruktur teknologi informasi yang memadai karena fasilitas ini merupakan 50% dari kunci keberhasilan penerapan konsep e-government 
• Ketersediaan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan keahlian yang dibutuhkan agar penerapan e-government dapat sesuai dengan asas manfaat yang diharapkan.

Perlu diperhatikan di sini bahwa ketiadaan satu atau lebih elemen prasyarat tersebut di atas jangan dijadikan alasan tertundanya sebuah usaha untuk menerapkan e-government. Diusahakan agar pemerintah yang hendak mengimplementasikan e-government segera mencari cara yang efektif agar dapat memiliki ketiga prasayarat tersebut di atas, misalnya melalui usaha kerja sama dengan pihak swasta, merekrut SDM terbaik dari sektor non publik, mengalihdayakan (outsourcing) berbagai teknologi yang tidak dimiliki

3.      Nilai/Value

Elemen pertama dan kedua di atas merupakan dua buah aspek yang dilihat dari sisi pemerintah selaku pihak pemberi jasa (sisi penyedia-supply side). Pelaksanaan e-government tidak akan ada gunanya bila tidak ada pihak yang diuntungkan, dalam hal ini yang menentukan besar tidaknya manfaat yang diperoleh dengan adanya e-government bukanlah kalangan pemerintahan saja melainkan masyarakat dan mereka yang berkepentingan (sisi permintaan-demand side).

Karena itu pemerintah dituntut agar bertindak teliti dan bisa memilih prioritas jenis aplikasi e-government apa saja yang harus didahulukan pembangunannya agar benar-benar memberikan value (manfaat) secara signifikan yang dapat dirasakan langsung oleh masyarakatnya.

Perpaduan antara ketiga elemen di atas akan membentuk sebuah nexus (pusat syaraf jaringan e-government) yang akan menjadikan kunci sukses penjamin keberhasilan penerapan e-Government.

Pembanguan e-government telah dimungkinkan dengan adanya dasar dan kemajuan teknologi informasi yang kokoh dan telah mencapai kemajuan yang terbaik dalam waktu yang singkat. Hal terutama dari semuanya, pemerintah telah berhasil melakukan apa yang disebut sebagai 'informatization' atau penggunaan teknologi informasi pada semua proses pemerintahan, sebagai sebuah agenda yang krusial berdasarkan pada rencana-rencana strategis dan berkelanjutan dan didukung dengan investasi yang berkelanjutan.

Pada tahun 1980-an, dasar pembangunan e-government telah dilaksanakan melalui digitalisasi pada semua fungsi-fungsi utama pemerintah seperti administrasi, pendidikan, keuangan, pertahanan dan kesejahteraan rakyat. Pada tahun 1990-an, infrastruktur yang diperlukan untuk pembangunan masyarakat informasi telah dipersiapkan melalui pembangunan sebuah jaringan informasi nasional berkecepatan tinggi. Pada tahun 2000-an, efisiensi kerja administrasi dan kualitas kehidupan masyarakat mengalami perbaikan melalui investrasi proyek-proyek e-governmemnt yang intensif.

Langkah kedua pembentukan dan manajemen sistem-sistem administrasi untuk mempromosikan 'informatization.'Semua instansi pemerintah secara eksklusif bertanggungjawab terhadap informasi yang dibangun di kantor kepresidenan dan kantor perdana menteri untuk memfasilitasi penerjemahan semua proyek berbasis IT kedalam pelaksanaan, dengan segera dan secara efisien. Tahap ini telah membawa intansi memainkan peran yang sama sekali baru yaitu sebagai penjaga-penjaga utama yang mengawasi dan mengkoordinasikan semua kebijakan "informatization". Undang-undang dan peraturan-peraturan yang relevan dibuat pada tahap awal- pemerintah telah mengalokasikan anggran utuk mempromosikan TIK dengan membentuk “Promotion Fund” pada 1996 untuk mendukung semua proyek utama informatization atau penerapan teknologi e-government.

Sumber

http://riza46e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2013/12/23/faktor-kesuksesan-dan-kegagalan-sistem-informasi/

http://heri49e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2013/11/23/faktor-faktor-yang-mempengaruhi-kegagalan-dan-keberhasilan-sistem-informasi-pada-sebuah-perusahaan/
http://ricoherdiansyah85.blogspot.co.id/2013/06/elemen-elemen-sukses-e-government.html